Foire aux questions LIFE

Informations générales

  • Mesures spéciales Covid-19

    Pour faciliter les dépôts pour l'appel LIFE 2020 la Commission a adopté plusieurs mesures de simplifications (et réfléchi à des nouvelles, qui seront annoncées courant mai). Ces mesures sont les suivantes :
    - Décalage des dates de soumission d'un mois (14 et 16 juillet pour les concept-notes Environnement, 6 octobre pour les propositions complètes Climat)
    - assouplissement des règles de passation de contrat > 139 000€ (plus besoin d'appels d'offres ouverts, mais attention, une mise en concurrence et le principe de transparence devront toujours être respectés)
    - Ouverture de la possibilité de paiements aux tiers pour soutenir les initiatives locales (max 100 000€ par projet et 20 000€ par tiers)
    - Les cofinancements publics peuvent désormais être comptabilisés par les bénéficiaires publics comme contribution à la règle des 102%
    - 100% des coûts des biens durables seront éligibles (vs. amortissement et plafonnement à 25% et 50%) à condition que ces biens continuent à être utilisés dans le même objectif une fois le projet terminé.
    - Augmentation du premier pré-financement (40% de la subvention totale vs. 30%)

  • Quelle est la durée d'un projet LIFE traditionnel ?

    Il n'y a pas de durée imposée par la Commission. En moyenne, les projets durent entre 3 et 5 ans (quelquefois moins pour certains projets industriels et quelquefois plus pour certains projets Nature et Biodiversité). La durée est celle qui est nécessaire et cohérente pour atteindre les résultats visés. Il n'est cependant pas recommandé d'avoir de projet trop court (1 an, 1,5 an...) car cela implique des résultats faibles ou peu étendus, moins intéressants pour la Commission.

  • Un projet peut-il appartenir à plusieurs volets du programme LIFE ?

    Les formulaires pour le dossier de candidature et les critères de sélection sont différents selon le volet considéré. La Commission demande donc aux porteurs de projet d'inscrire leur projet dans un seul volet du programme LIFE. Il en est de même pour les thématiques du volet Gouvernance et Information ; une seule doit être choisie.
    Un projet peut donc avoir des impacts sur plusieurs thématiques (cela est même valorisé) mais un seul volet doit être choisi.

  • 60.5% des financements du programme LIFE doivent être consacrés à des projets Nature & Biodiversité. Quelle est la répartition des allocations nationales pour LIFE ?

    Depuis l’appel 2018, il n’y a plus d’allocations nationales dans le programme LIFE.

  • Est-ce que les autorités nationales peuvent émettre un avis sur les propositions ?

    NON. Depuis 2014, les autorités nationales ne peuvent plus donner un avis sur les projets. D’ailleurs, le critère « contribution aux priorités nationales » a disparu ; un tel avis n’aurait aucun impact lors de l’évaluation des projets.

    Pour les projets du volet Nature et Biodiversité, le MTES (Direction de l’Eau et de la Biodiversité) doit cependant compléter un formulaire A8.

    Certains projets demandent une lettre de soutien aux directions régionales (DREAL).

  • Combien de bénéficiaires associés peut-on avoir dans un projet traditionnel ?

    Il n’y a pas de règles concernant le nombre de bénéficiaires dans un projet LIFE. Un projet peut être mené par un acteur seul, tout comme il peut rassembler plus d'une dizaine de bénéficiaires associés.
    La règle est la suivante : si un projet nécessite de rassembler plusieurs compétences pour pouvoir être mené à bien, les acteurs possédant ces compétences doivent être inclus au partenariat.
    Attention cependant, un trop grand nombre de bénéficiaires associés (autour de 7) nécessitera pour le bénéficiaire coordinateur de rassurer la Commission sur ses capacités de gestion.

  • Est-il possible de redéposer une proposition qui a été rejetée une première fois ?

    OUI et c’est très fréquent. Plusieurs projets LIFE ont été acceptés lors d’un deuxième (voire troisième) dépôt. Le retour d’évaluation détaillé fait aux porteurs de projets rejetés permet de corriger la proposition initiale en tenant compte des observations des évaluateurs.

  • Qu’est-ce qu'un projet intégré ?

    Les projets intégrés sont une nouveauté du règlement LIFE 2014-2020. Pour la Commission, les projets intégrés sont des projets plus vastes géographiquement parlant, plus coûteux (de l’ordre de 15M€ à 17 M€ par projet), plus longs (plus de 6 ans), avec plusieurs partenaires. Mais surtout ces projets visent directement la mise en œuvre, au niveau national, régional ou local, de plans, stratégies ou politiques existantes (liées aux politiques UE).
    Par exemple : mise en oeuvre d'un SDAGE au niveau d'un bassin versant (ce qui permettra la mise en oeuvre locale de la Directive Cadre sur l'Eau).

  • Les guides pour les porteurs de projets et les dossiers de candidature sont-ils disponibles en français ? Dans quelle langue le dossier doit-il être rédigé ?

    Les guides pour les porteurs de projets ne sont plus disponibles en français depuis 2011.
    Les dossiers de candidature peuvent être rédigés en français ou en anglais pour la proposition complète, mais doivent obligatoirement être rédigés en anglais pour les concept-notes (1ère étape pour les projets Ressources et Nature&Biodiversité).

    Ces concept-notes formeront le résumé de la proposition complète, que la Commission exige d'avoir en anglais afin de disposer d'une (petite) base de comparaison de projets émanant de pays différents.

  • Comment est versée l'aide LIFE ?

    Sur la base du "grant agreement", le versement de l'aide se fait de la façon suivante :

    • Projets durant moins de 2 ans ou recevant une subvention européenne inférieure à 300 000€
    - 70% du montant de l'aide attribuée au démarrage du projet
    - 30% à la fin du projet

    • Projets durant entre 2 et 4 ans, ou subvention entre 300 000 et 4 M€
    - 30% du montant de l'aide attribuée au démarrage du projet
    - 40% de paiement intermédiaire à un certain niveau d'avancement des dépenses, en général à mi-parcours (cf. le détail dans le modèle de "grant agreement")
    - 30% à la fin du projet

    • Projets durant plus de 4 ans ET recevant une subvention européenne supérieure à 4 M€
    - 30% du montant de l'aide attribuée au démarrage du projet
    - 20% de paiement intermédiaire à un certain niveau d'avancement des dépenses (cf. le détail dans les dispositions communes)
    - 20% de paiement intermédiaire à un certain niveau d'avancement des dépenses
    - 30% à la fin du projet

Cadre du programme LIFE

Montage du dossier

  • Comment présenter les objectifs, résultats et impacts ?

    Il est impératif de relier objectifs, actions et résultats dans votre proposition. Chacune de vos action doit avoir un ou plusieurs résultats, et ces actions et résultats doivent vous permettre d'atteindre vos objectifs.
    Dans les évaluations négatives reviennent également régulièrement (en complément des aspects de cohérence entre objectifs/actions et moyens/résultats) le manque d'engagements chiffrés et concrets en termes de résultats, et l'absence d'un état des lieux solides. Il faut savoir d'où l'on part pour savoir ce que l'on peut proposer comme amélioration.

    Cela suppose incidemment la définition d'indicateurs pertinents et vérifiables (et la mise en œuvre d'instruments ou de méthodes de mesure et de contrôle).

    Il faut donc prévoir une action visant à mettre en place des instruments (outils et méthodes) adaptés et cohérents de suivi, contrôle et évaluation des résultats, de l'impact des propositions (et de leurs actions d'information et de communication). La mise en œuvre de ces instruments (et les informations qu'ils produiront) devra être intégrée dans les actions de gestion du projet et d'information-communication.

  • Peut-on / faut-il ajouter des annexes au dossier ?

    OUI, mais pas n'importe lesquelles. Aucune annexe apportant des précisions sur le projet lui même ne sera étudiée par les évaluateurs (qui n'auront pas le temps de les regarder). Seules les annexes obligatoires sont à joindre au dossier, soit en tant qu'annexes réellement extérieures au projet (Legal Entity Form), soit en tant qu'annexes internes (cartes, organigramme de gestion, lettres d'intention des parties prenantes, etc.)

  • Faut-il prévoir des illustrations, schémas ou photos ?

    Il n'est absolument pas interdit d'insérer des photos, schémas et autres illustrations dans votre proposition complète (sauf pour les concept-note). Cela peut même être un moyen de rendre compréhensible (et attrayant) votre texte. Cela montre, dès le stade de la proposition, votre volonté et votre sens de la communication. La seule précaution à prendre et de faire en sorte que ces éléments soient compréhensibles en noir et blanc, de les insérer après chaque formulaire et de bien les numéroter afin que les renvois du texte vers ces documents soient explicites.

  • Peut-on / faut-il fournir des lettres d'engagement (de soutien) d'organisations ne figurant ni comme bénéficiaires, ni comme financeurs ?

    Oui (dans les propositions complètes) et c’est même très conseillé pour toutes les organisations ou parties prenantes dont l’implication conditionne la bonne marche du projet et l’obtention des résultats.

    Pour les projets du volet Nature et Biodiversité, c'est le formulaire A8 qui doit être utilisé pour cela. Pour les projets des autres volets, il faut insérer ces lettres comme annexes. Attention : dans tous les cas ces lettres ne doivent pas faire mention d'un soutien général et peu précis ; elles doivent être réservées aux organisations dont l'engagement est nécessaire ou utile à la réalisation du projet et cet engagement doit être explicite. En conséquence elles doivent être précises sur la nature et la forme du soutien.

  • Un chef de projet à temps plein sur le projet est-il obligatoire ?

    Non, en théorie. Dans les faits, les projets avec moins d'un ETP sur la gestion du projet voit cet aspect critiqué dans leurs évaluations.

  • L'ensemble des bénéficiaires associés doivent-ils avoir donné leur accord formel avant la remise des dossiers de candidature ?

    OUI, pour les propositions complètes. Les bénéficiaires associés doivent remplir et signer les formulaires A4 (déclaration du bénéficiaire associé) et A5 (profil du bénéficiaire associé). Par contre il n’est pas demandé (ni nécessaire) de fournir un accord de consortium au moment de la présentation de la proposition.

    Le partenariat indiqué dans les concept-notes est également uniquement indicatif (attention cependant à ne pas y promettre un partenariat que vous ne pourriez pas tenir lors de la seconde étape). Dans l’étape concept-note, il n’est demandé aucun engagement écrit de la part des bénéficiaires associés ; par contre le partenariat doit être décrit dans la concept-note. Ce partenariat peut évoluer entre la concept-note et la proposition complète sous réserve que les éléments essentiels du projet ne soient pas affectés par ces changements.

  • Dans le cas d'un projet avec plusieurs bénéficiaires associés, peut-on choisir arbitrairement le taux de financement de chacun des partenaires ?

    Oui et non ; d'après les lignes directrices, tous les bénéficiaires d’un projet doivent recevoir une part de la contribution financière communautaire proportionnelle aux coûts qu’ils doivent prendre en charge.

    Dans les faits, le taux de subvention peut être ajusté, notamment pour soutenir les plus petites structures. La Commission demande simplement qu'une contribution "raisonnable" soit effectué par tous les bénéficiaires, c'est à dire qu'aucun bénéficiaire n'ait de contribution nette à 0€.

  • L'ensemble des co-financeurs doivent-ils avoir donné leur accord formel avant la remise des dossiers de candidature ?

    OUI et NON. Le formulaire A6 à compléter par chacun des co-financeurs comprend une rubrique « statut de l'engagement financier » (avec les mentions "acquis" ou "à confirmer") qui permet de préciser l'état d'avancement des discussions avec le co-financeur à la date de la remise des dossiers (possibilité de préciser par exemple, "en attente de la délibération ad hoc" ou "sous réserve du financement LIFE"...) L'accord définitif est demandé pendant le processus de la révision. Le formulaire A6 doit cependant obligatoirement être signé par le co-financeur et mentionner le montant du cofinancement au moment du dépôt de la proposition pour pouvoir être pris en compte.
    Valider les cofinancements pré-dépôt permet également de solidifier le projet.

  • La déclaration de soutien des autorités compétentes pour les projet N&B (formulaire A8) peut-elle être signée par un co-financeur ?

    La déclaration de soutien des autorités compétentes est obligatoire pour les projets du volet LIFE Nature & Biodiversité. L'autorité compétente peut par ailleurs être co-financeur (dans ce cas elle signe par ailleurs un formulaire A6).

  • Que signifie la règle dite des « 102% » et comment s’applique-t-elle ?

    Tout d’abord elle ne concerne que les organisations publiques (déclarées comme telles dans les formulaires A). Elle s’applique en comparant d’une part les frais de personnels permanents (c’est-à-dire les membres du personnel, quel que soit leur statut, présents avant le démarrage du projet LIFE) et d’autre part la contribution propre des organisations publiques au plan de financement.
    Pour appliquer la règle et dans le cas où il y a plusieurs organisations publiques bénéficiaires dans une proposition on fait la somme des 2 éléments mentionnés ci-dessus.
    La règle dit que la contribution propre des organisations publiques doit être supérieure aux frais de personnel permanent plus 2% soit être égale ou supérieure à 102% de des frais de personnels engagés.

    > Attention : Si la règle n’est pas respectée l’eProposal bloque la transmission de la proposition.

    > Attention : Les frais des personnels embauchés pendant le temps du projet ou dont le contrat aura été renouvelé (c’est une nouveauté 2014) pendant le temps du projet ne sont pas soumis à la règle des 102%. Il conviendra cependant que leurs contrats spécifient clairement les missions dans le projet LIFE.

    Commentaires :
    - Le fondement de cette règle est que la Commission ne veut pas financer des postes de personnel relevant de la fonction publique déjà en place.
    - Le formulaire F1 (frais de personnel) offre dans le menu déroulant « type of contract » les 2 options (permanent staff ou temporary staff) qui déterminent si la règle s’applique ou pas.
    - La règle est contraignante lorsque les organisations concernées ont essentiellement des frais de personnel ou lorsque leur participation propre est faible ; elle l’est beaucoup moins dès lors que d’autres types de dépenses (assistance externe, équipements, etc.) sont assurés par ces organisations.

  • Les co-financements nationaux ou régionaux sont-ils compatibles ?

    Oui, dans la mesure où les aides accordées ne sont pas un redéploiement d’aides européennes obtenues par ces institutions, au titre des fonds structurels par exemple.

Budget

  • Existe-t-il un montant minimal et un montant maximal pour un projet ?

    Oui et non. Il n'existe pas de limite minimale ou maximale théorique pour un projet financé dans le cadre de LIFE. Cependant, le programme LIFE a vocation à financer des projets ambitieux, d'une certaine ampleur et avec un budget substantiel. La Commission européenne avance le chiffre d'un 1,5M€ de subvention en moyenne par projet. Il est quasiment impossible de faire financer un projet dont le coût total serait inférieur à 500 000€. Il est rare (mais possible !) d'avoir des projets d'un coût total supérieur à 10 M€, du moment que les résultats prévus en face soit conséquents.

  • Un montant minimal est-il défini pour la contribution financière du bénéficiaire coordinateur / des bénéficiaires associés ?

    NON, mais une contribution financière minimale «raisonnable» doit être apportée par le bénéficiaire coordinateur et par chacun des bénéficiaires associés car elle est considérée comme une preuve de son engagement et de son intérêt à l'atteinte des objectifs du projet. Un projet dont un des bénéficiaires a une contribution nulle sera systématiquement rejeté. Par ailleurs, il n’est pas logique qu’un bénéficiaire apporte plus que le coût de ses actions dans le projet, car dans ce cas la Commission estime que ce bénéficiaire n'a pas besoin d'une subvention européenne et qu’il se positionne en tant que financeur. Compte tenu de ces éléments les évaluateurs seront certainement plus exigeants avec des entreprises qu’avec des associations.

  • Quelle part du budget doit être consacrée à la communication/diffusion ?

    Des actions de communication sont obligatoires pour tous les volets de LIFE. Il n'y a pas de part théorique du budget à y consacrer, mais un montant autour de 10 % du budget global a été observé historiquement. Les actions de communication doivent être cohérentes avec les publics cibles décrits dans la partie B de la proposition.

  • Qu'appelle-t-on actions concrètes et quelle part du budget doit être consacrée à ces actions ?

    Les actions concrètes sont les actions de mise en oeuvre de votre projet : ce sont les actions qui vous permettront d'atteindre vos objectifs (en dehors des actions de suivi, de communication, de gestion, etc.)

    Pour les projets N&B les actions concrètes de conservation sont celles qui vont directement améliorer (ou ralentir / stopper / limiter le déclin) l'état de conservation des espèces et des habitats visés par le projet.

    Pour les projets de ce volet, au minimum 25 % du budget prévisionnel doit être consacré à des actions concrètes de conservation.

    Les projets LIFE Nature & Biodiversité qui ne comportent pas 25 % d'actions concrètes seront inéligibles. Il est donc fortement conseillé pour ces projets d'inclure sensiblement plus de 25% de leur budget dans les actions concrètes de conservation car ce pourcentage est évalué APRES la phase d'évaluation des projets. Durant cette phase, certaines actions concrètes peuvent être rendues inéligibles ce qui ferait chuter le pourcentage en dessous des 25% imposé et rendraient donc le projet inéligible.

    Deux exceptions à ce taux de 25 % d'actions concrètes existent pour les projets LIFE Nature :
    • Les projets « désignation de sites marins » (inventaires et planification en vue de la désignation de nouveaux sites marins Natura 2000)
    • Les projets « article 11 » : Les projets de soutien et/ou de développement ultérieur du suivi de l'état de conservation des espèces et habitats des directives Oiseaux et Habitats, selon les termes de l'article 11 de la directive Habitats

Eligibilité des dépenses

Critères de sélection/notation

  • Quels sont les différents critères de notation des propositions complètes ?

    Voir le tableau « Critères et notation des différents types de projets LIFE » à trouver sur la page :
    http://www.enviropea.com/autres-financements-europeens/life/programme-life-2014-2020/

  • Quels sont les critères en termes d'innovation pour les projets LIFE ? Comment comprendre le distinguo « démonstration » et ou « projets pilotes » ?

    Tout dépend du volet considéré :
    - Les projets LIFE Nature peuvent être des « bonnes pratiques » ou des projets de démonstration à des fins de mise en œuvre des directives "Oiseaux" (79/409/CEE) et "Habitats-faune flore" (92/43/CEE) sur les sites Natura 2000. L'innovation n'est donc pas obligatoire dans ce cas.
    - Les projets LIFE Climat et Biodiversité peuvent être des projets de bonnes pratiques, mais dans les faits la Commission recherche au moins un aspect démonstrateur.
    - Les projets Ressources doivent obligatoirement développer une innovation européenne (technologique ou méthodologique)
    - Les projets LIFE Gouvernance et Information n'ont pas d'obligation d'être innovants, mais cela est tout de même encouragé.

    La Commission fait un distinguo "subtil" entre les concepts de démonstration et de projets pilotes. L'innovation est le développement de quelque chose d'entièrement nouveau, tandis que la démonstration est le test d'une solution existante dans un contexte, à une échelle, dans un secteur différent.
    Le progrès définit (par rapport à un contexte, une problématique) le niveau de l'innovation et valide le caractère de démonstration ; c'est pourquoi il est primordial de définir et mesurer ce progrès au travers d'engagements de résultats et d'impacts précis, d'indicateurs fiables, d'actions de suivi et d'évaluation cohérentes.

    Décrire de façon claire et précise la problématique et le contexte européen et local (dans lequel se situera la démonstration), les enjeux, l’état de l’art, permettent de bien situer le caractère innovant du projet.

    L'innovation se juge au niveau européen (pas national et encore moins régional ou local).

  • Quels sont les différents critères de notation des concepts-notes (1ère phase) du sous-programme Environnement ?

    Les différents critères de notation sont détaillés dans le fichier téléchargeable ici :
    http://www.enviropea.com/wp-content/uploads/2019/05/Critères-de-notation-des-concept-notes-Environnement.pdf

  • A quel niveau se situe le seuil de sélection des concept-notes ?

    Pour l’appel 2018 (cela peut varier d’une année sur l’autre), les seuils de sélection de l’étape concept-note (sous-programme Environnement) se situaient aux niveaux suivants (sur une note maximale de 50 points et une note éliminatoire de 15 points) : 29 points pour le volet Nature et Biodiversité, 25 points pour Ressources, 38 points pour Gouvernance et Information.

  • Quel est le pourcentage de projets LIFE acceptés chaque année ?

    Il est très difficile de répondre de façon pertinente car ce pourcentage va beaucoup dépendre du nombre de projets présentés, de leurs qualités et des volets (il y a beaucoup plus de propositions dans le volet ressources que dans le volet nature). Pour la France, trois volets confondus, le taux de sélection oscille entre 20 et 35% (avec des variations énormes d'une année sur l'autre et entre volets)

    Il faut aussi savoir que l’Espagne et l’Italie présentent à elles 2 plus de la moitié des propositions LIFE ; La France se situe dans les pays européens présentant le plus de propositions.

  • Quel est le pourcentage de concept-notes acceptées à la première étape ?

    La Commission indique qu’elle accepte à l’étape concept-notes l’équivalent de 2,5 fois le budget de l’appel annuel. En 2018 elle avait retenu de l’ordre de 250 concept-notes soit un peu moins de 25% des propositions.

  • Quand / comment les porteurs de projets seront-ils informés de la sélection / élimination de leur dossier ?

    - Une première phase consiste à évaluer l'admissibilité et l'éligibilité des propositions : la Commission analyse le respect de certains critères formels (présence de toutes les signatures par exemple).

    - Ensuite intervient la phase de sélection : évaluation des propositions et attribution de notes selon les 7 critères détaillés dans le guide d'évaluation : les projets « présélectionnés » font l’objet de la procédure de révision. Les projets non retenus reçoivent un courrier expliquant les motifs du refus.

    - La phase de révision s’applique aux meilleurs projets (et aux disponibilités budgétaires) de l’appel à propositions dans une « long short list » correspondant à 100% du budget disponible. Les porteurs de projets sont contactés par la Commission (ou l’EASME) avec un ensemble de questions issues des différentes phases de l’évaluation. Par ailleurs, une liste de réserve représentant 20 % du budget en plus sera établie, et les porteurs de projets se trouvant sur cette liste recevront un courrier leur précisant qu’ils doivent attendre les résultats de la phase de révision pour savoir s’ils entrent, à leur tour, en révision (si du budget a été libéré pour les financer).

    - Les projets retenus à ce stade seront enfin analysés dans la phase de sélection financière (vérification que le porteur de projet n'a pas de dettes auprès de l'Europe, qu'il est dans une situation financière suffisamment saine pour porter le projet, etc.)

    Les phases ultérieures sont purement administratives jusqu’à la signature du grant agreement par la Commission et le bénéficiaire coordinateur.