Pour faciliter les dépôts pour l'appel LIFE 2020 la Commission a adopté plusieurs mesures de simplifications (et réfléchi à des nouvelles, qui seront annoncées courant mai). Ces mesures sont les suivantes :
- Décalage des dates de soumission d'un mois (14 et 16 juillet pour les concept-notes Environnement, 6 octobre pour les propositions complètes Climat)
- assouplissement des règles de passation de contrat > 139 000€ (plus besoin d'appels d'offres ouverts, mais attention, une mise en concurrence et le principe de transparence devront toujours être respectés)
- Ouverture de la possibilité de paiements aux tiers pour soutenir les initiatives locales (max 100 000€ par projet et 20 000€ par tiers)
- Les cofinancements publics peuvent désormais être comptabilisés par les bénéficiaires publics comme contribution à la règle des 102%
- 100% des coûts des biens durables seront éligibles (vs. amortissement et plafonnement à 25% et 50%) à condition que ces biens continuent à être utilisés dans le même objectif une fois le projet terminé.
- Augmentation du premier pré-financement (40% de la subvention totale vs. 30%)

Il n'y a pas de durée imposée par la Commission. En moyenne, les projets durent entre 3 et 5 ans (quelquefois moins pour certains projets industriels et quelquefois plus pour certains projets Nature et Biodiversité). La durée est celle qui est nécessaire et cohérente pour atteindre les résultats visés. Il n'est cependant pas recommandé d'avoir de projet trop court (1 an, 1,5 an...) car cela implique des résultats faibles ou peu étendus, moins intéressants pour la Commission.

Les formulaires pour le dossier de candidature et les critères de sélection sont différents selon le volet considéré. La Commission demande donc aux porteurs de projet d'inscrire leur projet dans un seul volet du programme LIFE. Il en est de même pour les thématiques du volet Gouvernance et Information ; une seule doit être choisie.
Un projet peut donc avoir des impacts sur plusieurs thématiques (cela est même valorisé) mais un seul volet doit être choisi.

Depuis l’appel 2018, il n’y a plus d’allocations nationales dans le programme LIFE.

NON. Depuis 2014, les autorités nationales ne peuvent plus donner un avis sur les projets. D’ailleurs, le critère « contribution aux priorités nationales » a disparu ; un tel avis n’aurait aucun impact lors de l’évaluation des projets.

Pour les projets du volet Nature et Biodiversité, le MTES (Direction de l’Eau et de la Biodiversité) doit cependant compléter un formulaire A8.

Certains projets demandent une lettre de soutien aux directions régionales (DREAL).

Il n’y a pas de règles concernant le nombre de bénéficiaires dans un projet LIFE. Un projet peut être mené par un acteur seul, tout comme il peut rassembler plus d'une dizaine de bénéficiaires associés.
La règle est la suivante : si un projet nécessite de rassembler plusieurs compétences pour pouvoir être mené à bien, les acteurs possédant ces compétences doivent être inclus au partenariat.
Attention cependant, un trop grand nombre de bénéficiaires associés (autour de 7) nécessitera pour le bénéficiaire coordinateur de rassurer la Commission sur ses capacités de gestion.

OUI et c’est très fréquent. Plusieurs projets LIFE ont été acceptés lors d’un deuxième (voire troisième) dépôt. Le retour d’évaluation détaillé fait aux porteurs de projets rejetés permet de corriger la proposition initiale en tenant compte des observations des évaluateurs.

Les projets intégrés sont une nouveauté du règlement LIFE 2014-2020. Pour la Commission, les projets intégrés sont des projets plus vastes géographiquement parlant, plus coûteux (de l’ordre de 15M€ à 17 M€ par projet), plus longs (plus de 6 ans), avec plusieurs partenaires. Mais surtout ces projets visent directement la mise en œuvre, au niveau national, régional ou local, de plans, stratégies ou politiques existantes (liées aux politiques UE).
Par exemple : mise en oeuvre d'un SDAGE au niveau d'un bassin versant (ce qui permettra la mise en oeuvre locale de la Directive Cadre sur l'Eau).

Les guides pour les porteurs de projets ne sont plus disponibles en français depuis 2011.
Les dossiers de candidature peuvent être rédigés en français ou en anglais pour la proposition complète, mais doivent obligatoirement être rédigés en anglais pour les concept-notes (1ère étape pour les projets Ressources et Nature&Biodiversité).

Ces concept-notes formeront le résumé de la proposition complète, que la Commission exige d'avoir en anglais afin de disposer d'une (petite) base de comparaison de projets émanant de pays différents.

Sur la base du "grant agreement", le versement de l'aide se fait de la façon suivante :

• Projets durant moins de 2 ans ou recevant une subvention européenne inférieure à 300 000€
- 70% du montant de l'aide attribuée au démarrage du projet
- 30% à la fin du projet

• Projets durant entre 2 et 4 ans, ou subvention entre 300 000 et 4 M€
- 30% du montant de l'aide attribuée au démarrage du projet
- 40% de paiement intermédiaire à un certain niveau d'avancement des dépenses, en général à mi-parcours (cf. le détail dans le modèle de "grant agreement")
- 30% à la fin du projet

• Projets durant plus de 4 ans ET recevant une subvention européenne supérieure à 4 M€
- 30% du montant de l'aide attribuée au démarrage du projet
- 20% de paiement intermédiaire à un certain niveau d'avancement des dépenses (cf. le détail dans les dispositions communes)
- 20% de paiement intermédiaire à un certain niveau d'avancement des dépenses
- 30% à la fin du projet

Depuis l'appel 2011, il est possible de mener quelques actions en dehors du territoire de l'Union européenne si la thématique s'y prête (oiseaux migrateurs, pollutions transfrontalières, ...) à condition qu'elles soient mises en œuvre par un bénéficiaire du projet et qu’elles contribuent à l’impact du projet sur le territoire de l’UE. Dans la majorité des cas, les actions éligibles au programme LIFE doivent avoir lieu exclusivement sur le territoire des 28 Etats membres.

OUI en tant que bénéficiaire associé et si cela se justifie dans le contexte du projet (par exemple, si cette organisation possède une technologie ou un savoir faire impossible à trouver en UE).
OUI en tant que sous-traitant.
NON en tant que bénéficiaire coordinateur.

NON. Cet aspect ne fait pas partie des critères de sélection.

La plupart des autres programmes de financement européens étant gérés au niveau des États membres, ce point est à voir avec les autorités compétentes (nationales, territoriales...). Dans son dossier de candidature, le porteur de projet devra montrer (en particulier dans le formulaire A7) :
- Qu'il a étudié les autres financements communautaires possibles, et que le projet ne relève pas de leurs priorités,
- Que le projet ne pourra pas être mené sans la contribution du programme LIFE.

A priori non. Un projet LIFE vise avant tout des projets/des innovations en phase de démonstration (TRL >6-7). Un projet LIFE peut cependant intégrer certaines actions de recherche dans la mesure où elles contribuent directement aux actions de mise en œuvre le temps du projet. Pour un projet centré exclusivement sur la recherche, il est conseillé de se tourner vers le programme Horizon 2020.

OUI. Le programme LIFE ne doit pas financer un projet qui satisfait aux critères d'éligibilité d'un autre programme, mais le PCRD finançant uniquement la phase de recherche, LIFE peut a priori financer la phase suivante de démonstration. Cela est même recherché par la Commission, qui accorde 1 point supplémentaire lors de l'évaluation aux projets démontrant la continuité entre leur projet et un projet issus du PCRD.

S'il s'agit d'une structure privée le bénéficiaire coordinateur doit fournir un audit de ses comptes si la subvention demandée est supérieure à 750 000 €. L’audit doit être fait par un auditeur externe et être joint au dossier de candidature. Il s’agit en fait d’une simple lettre attestant la régularité des comptes. Ce document n’est demandé que pour les propositions complètes (pas au stade concept-note).

Attention, des audits devront être réalisés dans le cadre du projet par tous les bénéficiaires ayant demandés plus de 750 000€ de subvention (action de gestion obligatoire à prévoir)

Il est impératif de relier objectifs, actions et résultats dans votre proposition. Chacune de vos action doit avoir un ou plusieurs résultats, et ces actions et résultats doivent vous permettre d'atteindre vos objectifs.
Dans les évaluations négatives reviennent également régulièrement (en complément des aspects de cohérence entre objectifs/actions et moyens/résultats) le manque d'engagements chiffrés et concrets en termes de résultats, et l'absence d'un état des lieux solides. Il faut savoir d'où l'on part pour savoir ce que l'on peut proposer comme amélioration.

Cela suppose incidemment la définition d'indicateurs pertinents et vérifiables (et la mise en œuvre d'instruments ou de méthodes de mesure et de contrôle).

Il faut donc prévoir une action visant à mettre en place des instruments (outils et méthodes) adaptés et cohérents de suivi, contrôle et évaluation des résultats, de l'impact des propositions (et de leurs actions d'information et de communication). La mise en œuvre de ces instruments (et les informations qu'ils produiront) devra être intégrée dans les actions de gestion du projet et d'information-communication.

OUI, mais pas n'importe lesquelles. Aucune annexe apportant des précisions sur le projet lui même ne sera étudiée par les évaluateurs (qui n'auront pas le temps de les regarder). Seules les annexes obligatoires sont à joindre au dossier, soit en tant qu'annexes réellement extérieures au projet (Legal Entity Form), soit en tant qu'annexes internes (cartes, organigramme de gestion, lettres d'intention des parties prenantes, etc.)

Il n'est absolument pas interdit d'insérer des photos, schémas et autres illustrations dans votre proposition complète (sauf pour les concept-note). Cela peut même être un moyen de rendre compréhensible (et attrayant) votre texte. Cela montre, dès le stade de la proposition, votre volonté et votre sens de la communication. La seule précaution à prendre et de faire en sorte que ces éléments soient compréhensibles en noir et blanc, de les insérer après chaque formulaire et de bien les numéroter afin que les renvois du texte vers ces documents soient explicites.

Oui (dans les propositions complètes) et c’est même très conseillé pour toutes les organisations ou parties prenantes dont l’implication conditionne la bonne marche du projet et l’obtention des résultats.

Pour les projets du volet Nature et Biodiversité, c'est le formulaire A8 qui doit être utilisé pour cela. Pour les projets des autres volets, il faut insérer ces lettres comme annexes. Attention : dans tous les cas ces lettres ne doivent pas faire mention d'un soutien général et peu précis ; elles doivent être réservées aux organisations dont l'engagement est nécessaire ou utile à la réalisation du projet et cet engagement doit être explicite. En conséquence elles doivent être précises sur la nature et la forme du soutien.

Non, en théorie. Dans les faits, les projets avec moins d'un ETP sur la gestion du projet voit cet aspect critiqué dans leurs évaluations.

OUI, pour les propositions complètes. Les bénéficiaires associés doivent remplir et signer les formulaires A4 (déclaration du bénéficiaire associé) et A5 (profil du bénéficiaire associé). Par contre il n’est pas demandé (ni nécessaire) de fournir un accord de consortium au moment de la présentation de la proposition.

Le partenariat indiqué dans les concept-notes est également uniquement indicatif (attention cependant à ne pas y promettre un partenariat que vous ne pourriez pas tenir lors de la seconde étape). Dans l’étape concept-note, il n’est demandé aucun engagement écrit de la part des bénéficiaires associés ; par contre le partenariat doit être décrit dans la concept-note. Ce partenariat peut évoluer entre la concept-note et la proposition complète sous réserve que les éléments essentiels du projet ne soient pas affectés par ces changements.

Oui et non ; d'après les lignes directrices, tous les bénéficiaires d’un projet doivent recevoir une part de la contribution financière communautaire proportionnelle aux coûts qu’ils doivent prendre en charge.

Dans les faits, le taux de subvention peut être ajusté, notamment pour soutenir les plus petites structures. La Commission demande simplement qu'une contribution "raisonnable" soit effectué par tous les bénéficiaires, c'est à dire qu'aucun bénéficiaire n'ait de contribution nette à 0€.

OUI et NON. Le formulaire A6 à compléter par chacun des co-financeurs comprend une rubrique « statut de l'engagement financier » (avec les mentions "acquis" ou "à confirmer") qui permet de préciser l'état d'avancement des discussions avec le co-financeur à la date de la remise des dossiers (possibilité de préciser par exemple, "en attente de la délibération ad hoc" ou "sous réserve du financement LIFE"...) L'accord définitif est demandé pendant le processus de la révision. Le formulaire A6 doit cependant obligatoirement être signé par le co-financeur et mentionner le montant du cofinancement au moment du dépôt de la proposition pour pouvoir être pris en compte.
Valider les cofinancements pré-dépôt permet également de solidifier le projet.

La déclaration de soutien des autorités compétentes est obligatoire pour les projets du volet LIFE Nature & Biodiversité. L'autorité compétente peut par ailleurs être co-financeur (dans ce cas elle signe par ailleurs un formulaire A6).

Tout d’abord elle ne concerne que les organisations publiques (déclarées comme telles dans les formulaires A). Elle s’applique en comparant d’une part les frais de personnels permanents (c’est-à-dire les membres du personnel, quel que soit leur statut, présents avant le démarrage du projet LIFE) et d’autre part la contribution propre des organisations publiques au plan de financement.
Pour appliquer la règle et dans le cas où il y a plusieurs organisations publiques bénéficiaires dans une proposition on fait la somme des 2 éléments mentionnés ci-dessus.
La règle dit que la contribution propre des organisations publiques doit être supérieure aux frais de personnel permanent plus 2% soit être égale ou supérieure à 102% de des frais de personnels engagés.

> Attention : Si la règle n’est pas respectée l’eProposal bloque la transmission de la proposition.

> Attention : Les frais des personnels embauchés pendant le temps du projet ou dont le contrat aura été renouvelé (c’est une nouveauté 2014) pendant le temps du projet ne sont pas soumis à la règle des 102%. Il conviendra cependant que leurs contrats spécifient clairement les missions dans le projet LIFE.

Commentaires :
- Le fondement de cette règle est que la Commission ne veut pas financer des postes de personnel relevant de la fonction publique déjà en place.
- Le formulaire F1 (frais de personnel) offre dans le menu déroulant « type of contract » les 2 options (permanent staff ou temporary staff) qui déterminent si la règle s’applique ou pas.
- La règle est contraignante lorsque les organisations concernées ont essentiellement des frais de personnel ou lorsque leur participation propre est faible ; elle l’est beaucoup moins dès lors que d’autres types de dépenses (assistance externe, équipements, etc.) sont assurés par ces organisations.

Oui, dans la mesure où les aides accordées ne sont pas un redéploiement d’aides européennes obtenues par ces institutions, au titre des fonds structurels par exemple.

Oui et non. Il n'existe pas de limite minimale ou maximale théorique pour un projet financé dans le cadre de LIFE. Cependant, le programme LIFE a vocation à financer des projets ambitieux, d'une certaine ampleur et avec un budget substantiel. La Commission européenne avance le chiffre d'un 1,5M€ de subvention en moyenne par projet. Il est quasiment impossible de faire financer un projet dont le coût total serait inférieur à 500 000€. Il est rare (mais possible !) d'avoir des projets d'un coût total supérieur à 10 M€, du moment que les résultats prévus en face soit conséquents.

NON, mais une contribution financière minimale «raisonnable» doit être apportée par le bénéficiaire coordinateur et par chacun des bénéficiaires associés car elle est considérée comme une preuve de son engagement et de son intérêt à l'atteinte des objectifs du projet. Un projet dont un des bénéficiaires a une contribution nulle sera systématiquement rejeté. Par ailleurs, il n’est pas logique qu’un bénéficiaire apporte plus que le coût de ses actions dans le projet, car dans ce cas la Commission estime que ce bénéficiaire n'a pas besoin d'une subvention européenne et qu’il se positionne en tant que financeur. Compte tenu de ces éléments les évaluateurs seront certainement plus exigeants avec des entreprises qu’avec des associations.

Des actions de communication sont obligatoires pour tous les volets de LIFE. Il n'y a pas de part théorique du budget à y consacrer, mais un montant autour de 10 % du budget global a été observé historiquement. Les actions de communication doivent être cohérentes avec les publics cibles décrits dans la partie B de la proposition.

Les actions concrètes sont les actions de mise en oeuvre de votre projet : ce sont les actions qui vous permettront d'atteindre vos objectifs (en dehors des actions de suivi, de communication, de gestion, etc.)

Pour les projets N&B les actions concrètes de conservation sont celles qui vont directement améliorer (ou ralentir / stopper / limiter le déclin) l'état de conservation des espèces et des habitats visés par le projet.

Pour les projets de ce volet, au minimum 25 % du budget prévisionnel doit être consacré à des actions concrètes de conservation.

Les projets LIFE Nature & Biodiversité qui ne comportent pas 25 % d'actions concrètes seront inéligibles. Il est donc fortement conseillé pour ces projets d'inclure sensiblement plus de 25% de leur budget dans les actions concrètes de conservation car ce pourcentage est évalué APRES la phase d'évaluation des projets. Durant cette phase, certaines actions concrètes peuvent être rendues inéligibles ce qui ferait chuter le pourcentage en dessous des 25% imposé et rendraient donc le projet inéligible.

Deux exceptions à ce taux de 25 % d'actions concrètes existent pour les projets LIFE Nature :
• Les projets « désignation de sites marins » (inventaires et planification en vue de la désignation de nouveaux sites marins Natura 2000)
• Les projets « article 11 » : Les projets de soutien et/ou de développement ultérieur du suivi de l'état de conservation des espèces et habitats des directives Oiseaux et Habitats, selon les termes de l'article 11 de la directive Habitats

• Le taux de cofinancement est de 55% pour les projets traditionnels LIFE des volets Ressources et Climat depuis le nouveau programme de travail 2018-2020

• Les projets traditionnels Nature et Biodiversité conservent un taux de financement maximum de 60% (et 75% si le projet porte sur des espèces/habitats prioritaires)

• Les projets intégrés conservent eux aussi le taux maximum de 60%

OUI, à condition que l'établissement du contrat de sous-traitance ait respecté les procédures requises par la réglementation européenne (dans le cas où un contrat de sous-traitance existerait déjà, s'il a été établi dans le respect de la réglementation européenne, les dépenses associées seront éligibles).

Il est indiqué que ces dépenses ne devront pas dépasser 35 % du montant global du projet. En fait, sous réserve d’une justification précise (par exemple lorsqu’une collectivité fait assurer ses travaux par des entreprises extérieures) un dépassement de ce seuil est accepté, dès lors que le justification est solide.

Les acquisitions foncières ne sont pas des dépenses éligibles SAUF dans les zones NATURA 2000 ou permettant leur continuité. Ces acquisitions doivent répondre à des conditions précises (détaillées dans les guidelines N&B), notamment l’obligation de contribuer à l’amélioration, la conservation ou la restauration de l’intégrité du réseau Natura 2000.

Les départements d'Outre-Mer n'ayant pas de réseau Natura 2000, les acquisitions foncières en Outre-Mer ne sont pas éligibles au fonds LIFE (la Commission suggère alors de s'orienter vers les fonds structurels).

OUI. Il faudra donner des premières indications de prix et de surface, mais ces éléments pourront être modifiés dans la phase de révision. Au-delà, une fois le projet sélectionné, le montant du financement accordé dans le cadre du programme LIFE ne peut plus être modifié, mais le montant global du projet peut l'être (si un autre financeur est trouvé, le montant de l'achat peut dépasser les prévisions).

Non, sauf pour les projets “assistance technique” qui préparent les projets intégrés, et suite à l’accord de la Commission européenne.

OUI (fondation, sponsor...). Attention : un prêt bancaire n'est pas considéré comme un cofinancement.

Voir le tableau « Critères et notation des différents types de projets LIFE » à trouver sur la page :
http://www.enviropea.com/autres-financements-europeens/life/programme-life-2014-2020/

Tout dépend du volet considéré :
- Les projets LIFE Nature peuvent être des « bonnes pratiques » ou des projets de démonstration à des fins de mise en œuvre des directives "Oiseaux" (79/409/CEE) et "Habitats-faune flore" (92/43/CEE) sur les sites Natura 2000. L'innovation n'est donc pas obligatoire dans ce cas.
- Les projets LIFE Climat et Biodiversité peuvent être des projets de bonnes pratiques, mais dans les faits la Commission recherche au moins un aspect démonstrateur.
- Les projets Ressources doivent obligatoirement développer une innovation européenne (technologique ou méthodologique)
- Les projets LIFE Gouvernance et Information n'ont pas d'obligation d'être innovants, mais cela est tout de même encouragé.

La Commission fait un distinguo "subtil" entre les concepts de démonstration et de projets pilotes. L'innovation est le développement de quelque chose d'entièrement nouveau, tandis que la démonstration est le test d'une solution existante dans un contexte, à une échelle, dans un secteur différent.
Le progrès définit (par rapport à un contexte, une problématique) le niveau de l'innovation et valide le caractère de démonstration ; c'est pourquoi il est primordial de définir et mesurer ce progrès au travers d'engagements de résultats et d'impacts précis, d'indicateurs fiables, d'actions de suivi et d'évaluation cohérentes.

Décrire de façon claire et précise la problématique et le contexte européen et local (dans lequel se situera la démonstration), les enjeux, l’état de l’art, permettent de bien situer le caractère innovant du projet.

L'innovation se juge au niveau européen (pas national et encore moins régional ou local).

Les différents critères de notation sont détaillés dans le fichier téléchargeable ici :
http://www.enviropea.com/wp-content/uploads/2019/05/Critères-de-notation-des-concept-notes-Environnement.pdf

Pour l’appel 2018 (cela peut varier d’une année sur l’autre), les seuils de sélection de l’étape concept-note (sous-programme Environnement) se situaient aux niveaux suivants (sur une note maximale de 50 points et une note éliminatoire de 15 points) : 29 points pour le volet Nature et Biodiversité, 25 points pour Ressources, 38 points pour Gouvernance et Information.

Il est très difficile de répondre de façon pertinente car ce pourcentage va beaucoup dépendre du nombre de projets présentés, de leurs qualités et des volets (il y a beaucoup plus de propositions dans le volet ressources que dans le volet nature). Pour la France, trois volets confondus, le taux de sélection oscille entre 20 et 35% (avec des variations énormes d'une année sur l'autre et entre volets)

Il faut aussi savoir que l’Espagne et l’Italie présentent à elles 2 plus de la moitié des propositions LIFE ; La France se situe dans les pays européens présentant le plus de propositions.

La Commission indique qu’elle accepte à l’étape concept-notes l’équivalent de 2,5 fois le budget de l’appel annuel. En 2018 elle avait retenu de l’ordre de 250 concept-notes soit un peu moins de 25% des propositions.

- Une première phase consiste à évaluer l'admissibilité et l'éligibilité des propositions : la Commission analyse le respect de certains critères formels (présence de toutes les signatures par exemple).

- Ensuite intervient la phase de sélection : évaluation des propositions et attribution de notes selon les 7 critères détaillés dans le guide d'évaluation : les projets « présélectionnés » font l’objet de la procédure de révision. Les projets non retenus reçoivent un courrier expliquant les motifs du refus.

- La phase de révision s’applique aux meilleurs projets (et aux disponibilités budgétaires) de l’appel à propositions dans une « long short list » correspondant à 100% du budget disponible. Les porteurs de projets sont contactés par la Commission (ou l’EASME) avec un ensemble de questions issues des différentes phases de l’évaluation. Par ailleurs, une liste de réserve représentant 20 % du budget en plus sera établie, et les porteurs de projets se trouvant sur cette liste recevront un courrier leur précisant qu’ils doivent attendre les résultats de la phase de révision pour savoir s’ils entrent, à leur tour, en révision (si du budget a été libéré pour les financer).

- Les projets retenus à ce stade seront enfin analysés dans la phase de sélection financière (vérification que le porteur de projet n'a pas de dettes auprès de l'Europe, qu'il est dans une situation financière suffisamment saine pour porter le projet, etc.)

Les phases ultérieures sont purement administratives jusqu’à la signature du grant agreement par la Commission et le bénéficiaire coordinateur.